Die Betriebskostenabrechnung - Das sollten Sie wissen

Die Betriebskostenabrechnung ist ein fester Bestandteil des Lebens sowohl als Mieter als auch als Vermieter


Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung

Vermieter fühlen sich mit der Erstellung der Abrechnung häufig überfordert, fragen sich, welche Punkte in die Abrechnung übernommen werden dürfen und wie diese Abrechnung auszusehen hat. Mieter hingegen sind häufig mit der Flut an Zahlen überfordert und haben nur selten die Möglichkeit die Korrektheit der Abrechnung zu kontrollieren. Wir zeigen Ihnen, worauf es für beide Parteien ankommt, welche Kosten in der Betriebskostenabrechnung auftauchen dürfen und welche Dinge Sie vermeiden sollten.


Was ist die Betriebskostenabrechnung überhaupt?


Wenn Vermieter eine Wohnung oder ein Haus vermieten, fallen automatisch auch Betriebskosten an. Die Miete unterteilt sich in die Kaltmiete, also die Miete für die eigentliche Wohnung oder das Haus und in die Betriebskosten. Dabei handelt es sich um die sogenannten Nebenkosten wie Abwasser, Wasser, Müllgebühren, Reinigungsgebühren oder auch Strom. Der jährliche Verbrauch wird anhand vergangener Abrechnungszeiträume geschätzt, mit den zu erwartenden Kosten multipliziert und auf 12 Monate aufgeteilt. Diese Nebenkosten müssen vom Mieter zusätzlich zur Kaltmiete bezahlt werden. Somit liegt die Warmmiete, also die Miete inklusive der Betriebskosten, meist deutlich höher. Am Ende eines Jahres muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellen, um zu ermitteln, ob die vom Mieter gezahlte Summe an Betriebskosten ausreicht, zu gering oder zu hoch ist und entsprechend reagieren. Hat sich der Verbrauch stark gemindert, kann die Höhe der Betriebskosten abgesenkt werden. Ist der Verbrauch jedoch angestiegen, muss der Mieter diese Kosten nachzahlen und kann höhere Betriebskosten vereinbaren.


Alle wichtigen Fakten auf einen Blick


Das Thema der Betriebskostenabrechnung ist komplex und nicht einfach zu erfassen. Wir fassen für Sie in den folgenden Abschnitten die wichtigsten Fakten für Mieter und Vermieter zusammen. Wenn Sie allerdings tiefer in die Materie eintauchen möchten und sich gerne auch von echten Experten beraten lassen möchten, sollten Sie sich bei www.experten-beraten24.de umschauen. Hier finden Sie schnell Hilfe bei allen Fragen rund um die Betriebskostenabrechnung.


Für Vermieter: Diese Kosten können auf die Mieter umgelegt werden


Viele der anfallenden Kosten bei einer Mietsache können als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Darunter zählen unter anderem:

  • Die Kosten für Heizung und Warmwasser
  • Wasser und Abwasser
  • Die Gebäudeversicherung
  • Die Haftpflichtversicherung
  • Die Grundsteuer
  • Stromkosten
  • Gaskosten
  • Gebäudereinigung, Pflege der Grünflächen
  • Der Hausmeister
  • Viele weitere mehr

Wichtig ist, dass diese Kosten in der Betriebskostenabrechnung klar aufgeschlüsselt und benannt sind. Alle Punkte der Betriebskostenabrechnung müssen für den Mieter klar erkennbar und definierbar sein.


Für Mieter: Darauf sollten Sie bei der Kontrolle der Betriebskostenabrechnung achten

Als Mieter sollte man immer die Betriebskostenabrechnung genau kontrollieren. Denn viele Vermieter rechnen Kosten den Betriebskosten zu, welche nicht gestattet sind. Hier kann sich also Einspruch enorm lohnen. Achten Sie daher auf jeden Fall auf diese Punkte. Denn diese dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein:

  • Kosten der Hausverwaltung
  • Instandhaltungskosten des Gebäudes
  • Umlage von Mietausfällen
  • Bankgebühren
  • und einige mehr

Es kann durchaus sinnvoll sein, bei einer neuen Mietsache die erste Betriebskostenabrechnung einmal von Experten genauer untersuchen zu lassen. Das spart im besten Fall Zeit, Geld und Nerven und schützt Sie vor einer überhöhten Betriebskostenabrechnung.


Gibt es bestimmte Formalia zu beachten?

Es gibt keine Formvorgabe für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung. In der Regel nutzen die meisten Vermieter für eine solche Abrechnung Programme, sodass diese ein einheitliches Schema aufweisen. Private Vermieter mit nur einer oder zwei Mietwohnungen können aber auch auf eine einfache Excel-Tabelle zurückgreifen, um die Betriebskostenabrechnung für die Mieter zu erstellen. Welche Variante gewählt wird, hängt nicht zuletzt vom Aufwand und der Anzahl der vermieteten Wohneinheiten ab. Große Konzerne mit mehreren tausend Wohnobjekten bilden dies meist in ihrer eigenen Software ab und stellen dies dem Mieter somit zur Verfügung.

Anders sieht es bei den zeitlichen Formalitäten aus. Denn die Betriebskostenabrechnung umfasst immer den Zeitraum eines Jahres. Die Abrechnung muss dabei nicht zwingend am 01.01. beginnen, darf aber einen Zeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten. Allerdings bedeutet dies nicht, dass der Mieter nach Ablauf dieser 12 Monate die Abrechnung erhalten muss. Vermieter haben zum Stichtag bis zu 12 Monate Zeit die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Dies ist wichtig, damit die Kosten korrekt abgerechnet werden können. Schließlich müssen auch die Vermieter zunächst die Rechnungen der entsprechenden Gewerke und Betriebe erhalten, um diese Kosten umlegen zu können.


Was passiert bei Nachforderungen oder Guthaben?

Nur selten sind die Vorauszahlungen der Mietnebenkosten so exakt geschätzt, dass diese ohne Abweichungen zur Begleichung der Betriebskosten ausreichen. Das kann also bedeuten, dass entweder der Mieter die entstandenen Mehrkosten nachzahlen muss, oder ein Guthaben beim Vermieter vorhanden ist. Entstandene Mehrkosten muss der Mieter innerhalb eines Monats an den Vermieter überweisen, sodass sein Konto beim Vermieter wieder gedeckt ist. Kommt es zu einem Guthaben aufgrund eines geringeren Verbrauchs, gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder kann der Vermieter das Guthaben mit der nächsten Miete verrechnen oder den Betrag direkt an den Mieter auszahlen. Diese Modalitäten werden häufig direkt im Mietvertrag geregelt.